F - NHÓM THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN GIẤY ỦY QUYỀN, HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN, THỦ TỤC CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ỦY QUYỀN, HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

1. Phòng Lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo có thẩm quyền công chứng, chứng thực các loại văn bản, giấy tờ sau:

+ Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản với điều kiện việc từ chối nhận di sản phải thực hiện trước thời điểm phân chia di sản;

+ Văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch;

+ Chứng Chứng thực bản sao từ bản chính;

+ Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế;

+ Dịch, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản.

2. Đối với các nội dung liên quan đến mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam, công dân lập Hợp đồng ủy quyền.

* Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự/Đại sứ quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện

* Tất cả các thủ tục liên quan tới chứng thực chữ ký, chững nhận hợp đồng ủy quyền, công chức bản sao..., công dân chuẩn bị dư thêm 01 bộ lưu tại ĐSQ.

* Trong trường hợp cần thiết, người làm thủ tục cần xuất trình bản gốc giấy tờ tùy thân (thẻ ngoại kiều, hộ chiếu, CMND/CCCD...)

I. THỦ TỤC SỐ 15: CHỨNG THỰC CHỮ KÝ (GIẤY ỦY QUYỀN, VĂN BẢN CAM KẾT, ĐƠN TỪ CÁC LOẠI...)

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo (tải tại đây): người ủy quyền tham khảo và soạn lại nội dung theo mẫu hoặc theo hướng dẫn của văn phòng công chứng/luật sư ở Việt Nam (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên);

3/ Hộ chiếu của người ủy quyền (Copy trang 2-3); Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân (Copy hai mặt) / HC (copy trang 2-3) của người được ủy quyền;

* Giấy ủy quyền chỉ được chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:

+ Ủy quyền nộp, nhận hồ sơ;

+ Ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp....;

+ Ủy quyền trông nom nhà cửa;

+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội.

* Xác nhận chữ ký trong văn bản đồng ý trong các trường hợp sau:

+ Đưa con về từ VN sang NB hoặc ngược lại; văn bản đồng ý tham khảo (tải tại đây)

+ Lĩnh bảo hiểm một lần với số tiền nhỏ (số tiền lớn phải làm hợp đồng ủy quyền);

Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự/Đại sứ quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện

II. THỦ TỤC SỐ 16: CHỨNG THỰC BẢN SAO

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây)

2/ Bản gốc giấy tờ và 02 bản sao.

III. THỦ TỤC SỐ 17: CHỨNG NHẬN HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây)

2/ Hợp đồng ủy quyền (mẫu để soạn thảo). Người ủy quyền tham khảo và soạn lại nội dung theo mẫu hoặc liên hệ với văn phòng công chứng/luật sư ở Việt Nam để được hướng dẫn và soạn thảo Hợp đồng ủy quyền (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên);

* Địa chỉ tại Nhật Bản ghi theo đúng tên phiên âm Romaji trên website của Shiyaku-so nơi cư trú, không viết bằng tiếng Nhật.

* Một bộ HĐỦQ gồm: (1) Hợp đồng ủy quyền theo mẫu, (2) copy hộ chiếu hoặc chứng minh thư/căn cước công dân của người ủy quyền và của người được ủy quyền, (3) Copy Giấy tờ về nhà đất (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng mua chung cư...). Số lượng tối thiểu 03 bộ

* Trước sự chứng kiến của cán bộ công chứng, người ủy quyền sẽ Ký và ghi rõ họ tên vào trang cuối cùng của HĐỦQ, đồng thời ký tên tại tất cả các trang của HĐỦQ; không ký vào bên được ủy quyền ở Việt Nam; Chữ ký trên HĐỦQ phải trùng khớp với chữ ký trên trang 3 của Hộ chiếu.

Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự/Đại sứ quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện

IV. THỦ TỤC SỐ 18: CÔNG CHỨNG VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN THỪA KẾ

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây)

2/ Mẫu Giấy từ chối nhận di sản thừa kế (tải tại đây)Mẫu của Đại sứ quán đính kèm theo chỉ để tham khảo. Công dân soạn lại nội dung theo mẫu, ký tên.

3/ Copy hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của người từ chối nhận di sản thừa kết hôn hoặc Trích lục ghi chú Kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trong trường hợp Đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài)

4/ Copy Giấy chứng tử của người chết để lại di sản

5/ Copy Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người từ chối & người để lại di sản (ví dụ copy giấy khai sinh…)

6/ Copy giấy tờ liên quan đến di sản, ví dụ sổ đỏ, sổ tiết kiệm,....

Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự/Đại sứ quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện