THỦ TỤC ĐĂNG KÝ KHAI SINH/TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH

 

1. Điều kiện để trẻ em mới sinh được đăng ký quốc tịch Việt Nam:

 - Có cha và mẹ đều là công dân Việt Nam;

 - Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người không quốc tịch;

- Mẹ đơn thân, là công dân Việt Nam;

 - Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là công dân nước ngoài cùng đồng ý lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con bằng văn bản Thỏa thuận của cha và mẹ cùng nhất trí lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con (tải tại đây). Bản thỏa thuận cùng phải được ký bởi cả cha và mẹ đồng thời tại Đại sứ quán, trước mặt viên chức lãnh sự Đại sứ quán. Trong trường hợp không trực tiếp đến Đại sứ quán, cha mẹ đến Phòng công chứng (Koso Yakuba) gần nơi cư trú để xác nhận chữ ký vào văn bản thỏa thuận, con dấu của BNG Nhật Bản.

2. Quy trình thủ tục đăng ký quốc tịch, giấy khai sinh, trích lục ghi chú khai sinh

- Sử dụng tờ khai mẫu, khai đầy đủ các mục và in ra từ máy tính.

Lưu ý: địa chỉ ghi theo đúng tên phiên âm Romaji trên website của Shiyaku-so nơi cư trú; công dân hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung tờ khai và mọi chi phí phát sinh do việc cung cấp thông tin sai; Giấy tờ bằng tiếng Nhật (như Juminhyo, Chứng sinh bệnh viện, thụ lý khai sinh của Shiyakuso...) cần

được dịch sang tiếng Việt

- Hồ sơ có thể gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ trên website Đại sứ quán; các giấy tờ đánh số và xếp thứ tự từ số 1 theo danh mục thủ tục hướng dẫn;

- Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành. Công dân lưu lại số tracking number ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

* Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu không rõ thủ tục nào thì công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnembassy.jp hoặc gọi điện thoại vào số 03-3466-3311;

Trường hợp GẤP cần liên hệ về thủ tục lãnh sự, công dân gọi vào số điện thoại 080-3609-5011. Số di động này không giải đáp những thủ tục đã hướng dẫn trên website, chỉ để hỗ trợ công dân trong trường hợp GẤP

3. Địa chỉ gửi hồ sơ qua bưu điện

151-0062

東京都渋谷区元代々木町50-11

ベトナム大使館様

(Hồ sơ khai sinh, hộ chiếu)

151-0062

Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

Embassy of Viet Nam

(Hồ sơ khai sinh, hộ chiếu)

 


1. Trường hợp chưa đăng kí khai sinh tại cơ quan hộ tịch của nước ngoài:

THỦ TỤC SỐ 1

CẤP KHAI SINH, HỘ CHIẾU LẦN ĐẦU

 

- Hồ sơ gồm    :

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai xin cấp Khai sinh, bản sao khai sinh (tải tại đây; khai trên máy tính, in ra, bố hoặc mẹ khai ký tên); công dân nên xin thêm bản sao khai sinh cùng với bản chính khai sinh để sử dụng cho con sau này (xem Thủ tục 2-2);

3/ Tờ khai xin cấp Hộ chiếu (tải tại đây; 02 ảnh màu, nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm; ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt, không cắt xén; Tờ khai đánh máy, in ra, ký tên của mẹ hoặc bố);

4/ Giấy chứng sinh gốc có con dấu vuông hoặc tròn của cơ sở y tế có thẩm quyền (出生証明書); hoặc Bản sao Giấy chứng sinh 出生証明書の写し có dấu xác nhận của cơ sở y tế có thầm quyền.

* Trước khi sinh con, cha mẹ cần chuẩn bị sẵn về các giấy tờ cần thiết, đặc biệt là đề nghị với cơ sở y tế dự kiến sinh con về việc cấp Giấy chứng sinh gốc có dấu vuông hoặc tròn của cơ sở y tế (không phải dấu của bác sỹ) để nộp cho Đại sứ quán để làm thủ tục khai sinh tại Đại sứ quán.

5/ Copy Giấy chứng nhận kết hôn;

6/ Bản gốc Jyuminhyou của cha mẹ

7/ Copy thẻ cư trú của cha mẹ;

7/ Copy Hộ chiếu trang 2 và trang 3 của cha, mẹ

8/ Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

  Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

Trường hợp hồ sơ thiếu, Đại sứ quán liên hệ yêu cầu bổ sung giấy tờ nào thì công dân scan giấy tờ bị thiếu, gửi vào địa chỉ email sau đây, phần tiêu đề "subject" của email ghi rõ mã số hồ sơ mà ĐSQ cung cấp: "thutuclanhsu@vnembassy.jp". Địa chỉ email này chỉ để liên hệ khi hồ sơ thiếu cần bổ sung sau khi nhận được điện thoại từ ĐSQ. ĐSQ không tiếp nhận và không trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác của công dân từ địa chỉ email này.

  * Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu không rõ thủ tục nào thì công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnembassy.jp hoặc gọi điện thoại vào số 03-3466-3311;

Trường hợp GẤP cần liên hệ về thủ tục lãnh sự, công dân gọi vào số điện thoại 080-3609-5011. Số di động này không giải đáp những thủ tục đã hướng dẫn trên website, chỉ để hỗ trợ công dân trong trường hợp GẤP

2. Trường hợp đã đăng kí khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản

 THỦ TỤC SỐ 2

CẤP TRÍCH LỤC KHAI SINH, HỘ CHIẾU

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai xin cấp Trích lục Khai sinh (tải tại đây; khai trên máy tính, in ra, bố hoặc mẹ khai ký tên); công dân nên xin thêm bản sao Trích lục khai sinh để sử dụng cho con sau này (xem Thủ tục số 2-2);

3/ Tờ khai xin cấp Hộ chiếu (tải tại đây; 02 ảnh màu, nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm; ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt, không cắt xén); Tờ khai đánh máy, in ra, ký tên của mẹ hoặc bố);

4/ Thụ lý khai sinh do Shiyakuso cấp (bản chính);

5/ Copy Giấy chứng nhận kết hôn;

6/ Bản gốc Jyuminhyou của cha mẹ, bản dịch Jyuminhyou sang tiếng Việt  

7/ Copy Hộ chiếu của cha, mẹ trang 2 và 3

8/ Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

  Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

 * Trường hợp hồ sơ thiếu, Đại sứ quán liên hệ yêu cầu bổ sung giấy tờ nào thì công dân scan giấy tờ bị thiếu, gửi vào địa chỉ email sau đây, phần tiêu đề "subject" của email ghi rõ mã số hồ sơ mà ĐSQ cung cấp: "thutuclanhsu@vnembassy.jp". Địa chỉ email này chỉ để liên hệ khi hồ sơ thiếu cần bổ sung sau khi nhận được điện thoại từ ĐSQ. ĐSQ không tiếp nhận và không trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác của công dân từ địa chỉ email này.

* Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu không rõ thủ tục nào thì công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnembassy.jp hoặc gọi điện thoại vào số 03-3466-3311;

Trường hợp GẤP cần liên hệ về thủ tục lãnh sự, công dân gọi vào số điện thoại 080-3609-5011. Số di động này không giải đáp những thủ tục đã hướng dẫn trên website, chỉ để hỗ trợ công dân trong trường hợp GẤP


 THỦ TỤC SỐ 2-2

CẤP BẢN SAO KHAI SINH/TRÍCH LỤC KHAI SINH

- Hồ sơ gồm    :

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai xin cấp bản sao Khai sinh hoặc bản sao Trích lục Khai sinh (tải tại đây; khai trên máy tính, in ra);

3/ Khai sinh/Trích lục khai sinh (bản sao);

4/ Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

  Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

 * Trường hợp hồ sơ thiếu, Đại sứ quán liên hệ yêu cầu bổ sung giấy tờ nào thì công dân scan giấy tờ bị thiếu, gửi vào địa chỉ email sau đây, phần tiêu đề "subject" của email ghi rõ mã số hồ sơ mà ĐSQ cung cấp: "thutuclanhsu@vnembassy.jp". Địa chỉ email này chỉ để liên hệ khi hồ sơ thiếu cần bổ sung sau khi nhận được điện thoại từ ĐSQ. ĐSQ không tiếp nhận và không trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác của công dân từ địa chỉ email này.   

Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản

Vũ Hồng Nam

Liện hệ ĐSQ

- Địa chỉ: Tokyo, 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

- Điện thoại: (813) 3466-3311; 3466-3313; 3466-3314.

- Hotline Bộ phận Lao động (Dành cho thực tập sinh, người lao động): +81-70-1479-6888

- Hotline Bộ phận Giáo dục (Dành cho sinh viên, nghiên cứu sinh): +81-80-4675-1987

- Hotline Bảo hộ công dân Việt Nam trong trường hợp khẩn cấp: +81-80-3590-9136 

- Fax: +8133466-3312

- Email:

vietnamembassy-japan@vnembassy.jp (Thông tin chung)

vnconsular@vnembassy.jp (Thủ tục lãnh sự)

baohocongdan@vnembassy.jp (Hòm Mail Bảo hộ Công dân)

Tổng số lượt truy cập6808850