Ngày 04/8/2023, ông Võ Công Tánh, Chủ tịch Danh dự Liên hiệp các hội người Việt Nam tại Nhật Bản đã có buổi làm việc thường kỳ với Ban Công tác Cộng đồng người Việt Nam tại Nhật Bản của Đại sứ quán về công tác cộng đồng. Tại buổi họp, ông Võ Công Tánh đã nêu một số vấn đề được dư luận cộng đồng quan tâm về vấn đề lãnh sự như sau:

Ông Võ Công Tánh: Tôi thấy trên một số mạng xã hội của cộng đồng người Việt Nam tại Nhật Bản nổi lên thảo luận về việc muốn Đại sứ quán thông báo công khai về mức thu phí và lệ phí các thủ tục lãnh sự. Điều này có đúng hay không?

Ban Công tác Cộng đồng Đại sứ quán: Nếu công dân Việt Nam và bạn bè Nhật Bản tới làm thủ tục lãnh sự tại bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán sẽ thấy các thông báo, hướng dẫn và các mẫu tờ khai niêm yết công khai trong phòng chờ làm thủ tục lãnh sự.

Về mức thu phí và lệ phí các thủ tục lãnh sự như ông vừa nêu, Đại sứ quán đã niêm yết công khai thông tin này ngay tại phòng chờ làm thủ tục lãnh sự và trên trang website của Đại sứ quán “Biểu mức thu lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao”, Thông tư số 15/VBHN-BTC ban hành ngày 21 tháng 6 năm 2022 “quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài”. Việc niêm yết này đã được Đại sứ quán thực hiện từ lâu theo đúng quy định.

Xin mời công dân xem thông tư này tại mục “THỦ TỤC LÃNH SỰ” ngay tại trang chính của website, chọn phần “Thông tin chung” sẽ thấy ngay thông tin “Biểu mức thu phí và lệ phí” rất rõ ràng.

Ngoài ra, khi công dân Việt Nam tới trực tiếp làm các thủ tục lãnh sự tại Đại sứ quán, các cán bộ lãnh sự luôn thông báo trước và rõ ràng cho công dân mức phí sẽ thu theo đúng Biểu giá nói trên. Việc niêm yết công khai và tuân thủ các quy định về mức giá được niêm yết là điều mà Bộ trưởng Bộ Ngoại giao luôn nhắc nhở tất cả các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài phải tuân thủ nghiêm túc và Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản đã thực hiện điều này rất nghiêm túc.

Ông Võ Công Tánh: Tôi còn nghe có một số ý kiến cho rằng mức thu phí và lệ phí tại Đại sứ quán không giống nhau trong một số trường hợp.

Ban Công tác Cộng đồng Đại sứ quán: Về cơ bản các mức thu đều được quy định rõ ràng và áp dụng thống nhất. Nếu các công dân phản ánh có mức thu phí khác nhau đối với cùng một loại công việc nào đó thì chỉ có thể nghĩ tới hai lý do. Một là, nếu hai mức thu ấy được thực hiện ở hai thời điểm khác nhau, thường là khá xa, thì đó là do sự thay đổi tỷ giá quy đổi giữa đồng yên Nhật và Đô la Mỹ (USD). Hai là, có thể công dân đã yêu cầu làm gấp trong ngày (24 tiếng) hoặc ngày hôm sau (36 tiếng) đối với một dịch vụ công nào đó thì mức phí làm gấp/ngoài giờ và mức phí làm thông thường sẽ khác nhau nhất định (theo quy định).

Về lý do tỷ giá, như ông thấy trong Biểu mức thu, các giá tiền được quy định bằng tiền Đô la Mỹ. Tuy nhiên, tại Đại sứ quán, công dân sẽ nộp bằng tiền Yên, vì vậy sẽ quy đổi mức thu từ USD ra tiền Yên với tỷ giá quy định được ấn định với sự cho phép của cơ quan chức năng trong nước. Do đó, nếu mức thu của một thủ tục nào đó lúc này có khác so với cách đây 1-2 năm thì mong công dân hiểu cho lý do là tỷ giá có thay đổi. Thực tế thì tỷ giá đồng Yên so với đô la Mỹ đã thay đổi khá lớn trong vòng 18 tháng qua.

Về lý do làm gấp, nếu công dân đọc Thông tư sẽ thấy có quy định thu phí làm gấp khi công dân có yêu cầu gấp và để tạo điều kiện cho công dân.

Biên chế Đại sứ quán cũng không thay đổi trong nhiều năm qua. Tuy nhiên cộng đồng người Việt Nam ta tại Nhật Bản tăng lên rất nhanh, từ khoảng 100 ngàn người năm 2013 lên tới gần 500 ngàn người hiện nay. Do đó, nhu cầu làm các thủ tục lãnh sự cũng tăng lên nhiều lần và cường độ công việc của các cán bộ làm công tác lãnh sự của Đại sứ quán cũng tăng lên rất nhiều. Mặc dù vậy, khi công dân thực sự có nhu cầu, với tinh thần phục vụ người dân, cán bộ Đại sứ quán luôn sẵn sàng tạo mọi điều kiện, làm thêm giờ, tăng cường độ để phục vụ, đồng thời luôn báo trước cho công dân và thu đúng mức phí và lệ phí, bao gồm cả phí làm gấp, theo đúng quy định Nhà nước.

Cũng nhân đây chia sẻ thêm với ông là, trụ sở Đại sứ quán hiện nay đã được xây dựng cách đây 20 năm, phòng tiếp công dân tới làm thủ tục lãnh sự cũng trở nên chật hẹp quá. Thời gian tới, chúng tôi đang có kế hoạch cải tạo, mở rộng, sửa chữa lại phòng tiếp khách cho rộng rãi và tạo sự thoải mái hơn cho công dân. Hiện tại, chúng tôi đã tăng thêm một nhân sự hướng dẫn thủ tục ngay tại phòng tiếp khách.

Ông Võ Công Tánh: Hôm nay tôi mới được biết các mức thu phí và lệ phí được quy định căn bản bằng tiền đô la Mỹ. Rất cảm ơn những giải thích rõ ràng dễ hiểu. Tôi sẽ thông tin lại cho anh chị em ta trong cộng đồng. Tôi cho rằng cuộc trao đổi hôm nay rất hữu ích. Trong trường hợp có các thắc mắc, tôi sẽ đề nghị công dân nên gặp trực tiếp Đại sứ quán để trao đổi.

Ban Công tác Cộng đồng Đại sứ quán: Xin cảm ơn ông. Mặc dù phải khắc phục rất nhiều khó khăn nhưng Đại sứ quán luôn cầu thị tiếp thu các ý kiến đóng góp của bà con và đang cải thiện từng ngày mọi mặt công tác để phục vụ cộng đồng ngày càng tốt hơn.