HỢP PHÁP HÓA

Kể từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, các giấy tờ công và giấy tờ có chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cấp có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với các giấy tờ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước, Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản tiếp tục thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Việc một giấy tờ có thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước hay không được xác định theo pháp luật của Quốc gia nơi giấy tờ đó được lập/cấp.

1. Tờ khai đề nghị (tải tại đây);

2. Bản gốc giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa phải có con dấu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản mà không phải là dấu Apostille (gửi hồ sơ đến Bộ ngoại giao Nhật Bản hoặc xin tại Văn phòng công chứng địa phương). ĐSQ đã có thông báo riêng về chứng nhận Apostille

3. Trong trường hợp là dấu Apostille, nếu giấy tờ không lập bằng tiếng Việt thì phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

4. 01 bản copy của hồ sơ.

Các bước tiến hành

Bước 1: Các giấy tờ do cơ quan/tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được chứng nhận bởi cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được cấp.

Bước 2: Các giấy tờ đã được công chứng phải được cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được cấp chứng nhận (đối với giấy tờ của Nhật Bản, thông thường được thực hiện tại Văn phòng Công chứng Nhật Bản và sau đó được Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) chứng nhận – “Authentication”).

Bước 3: Các giấy tờ đã được chứng nhận nêu trên phải được Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hợp pháp hóa lãnh sự. Khi nộp hồ sơ, vui lòng mang theo giấy tờ liên quan, đơn đề nghị theo mẫu và 01 bản photocopy của bản gốc để Đại sứ quán lưu hồ sơ. 

Tham khảo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản: 公印確認・アポスティーユとは｜外務省 (mofa.go.jp)

Lưu ý

1. Thủ tục có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện; hình thức Genkin Kakitome; cỡ A4 (là loại thư bảo đảm có tiền mặt)

2. Hồ sơ gửi gồm các giấy tờ như hướng dẫn hồ sơ; Letterpack gửi trả ghi sẵn địa chỉ, số di động liên lạc (lưu lại số tracking number để công dân có thể tự theo dõi).

3. Đối với hồ sơ thiếu, gửi bổ sung, ghi rõ ngoài bì thư họ và tên và số hồ sơ. Ví dụ: "Nguyễn Văn A bổ sung hồ sơ số....".

Địa chỉ gửi hồ sơ qua bưu điện:

₸151-0062