HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ỦY QUYỀN, HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

 

1. Quy định chung

- Phòng Lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo có thẩm quyền công chứng, chứng thực các loại văn bản, giấy tờ sau:

+ Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản với điều kiện việc từ chối nhận di sản phải thực hiện trước thời điểm phân chia di sản;

+ Văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch (xem hướng dẫn tại Thủ tục số 14, số 16);

+ Chứng thực bản sao từ bản chính (thủ tục số 15);

+ Dịch, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản.

2. Đối với các hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam, công dân lập Hợp đồng ủy quyền, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, xếp theo thứ tự, nộp trực tiếp và ký trước mặt viên chức lãnh sự của Đại sứ quán (thủ tục số 16).

Địa chỉ gửi hồ sơ qua bưu điện

151-0062

東京都渋谷区元代々木町50-11

ベトナム大使館様

(Hồ sơ ủy quyền)

151-0062

Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

Embassy of Viet Nam

(Hồ sơ ủy quyền)


THỦ TỤC SỐ 14

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG GIẤY ỦY QUYỀN

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Mẫu Giấy ủy quyền (tải tại đây): người ủy quyền soạn lại nội dung theo mẫu, ký tên. Nội dung ủy quyền cho người ở Việt Nam thay mặt thực hiện các giao dịch dân sự (trừ mua bán, chuyển nhượng, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam)

3/ Copy Hộ chiếu của người ủy quyền + Copy Chứng minh nhân dân của người được ủy quyền

4/ Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

  Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

* Lưu ý: Chữ ký của người ủy quyền trên Giấy ủy quyền phải trùng khớp với chữ ký trên Hộ chiếu (trang 3)

 * Trường hợp hồ sơ thiếu, Đại sứ quán liên hệ yêu cầu bổ sung giấy tờ nào thì công dân scan giấy tờ bị thiếu, gửi vào địa chỉ email sau đây, phần tiêu đề "subject" của email ghi rõ mã số hồ sơ mà ĐSQ cung cấp: "thutuclanhsu@vnembassy.jp". Địa chỉ email này chỉ để liên hệ khi hồ sơ thiếu cần bổ sung sau khi nhận được điện thoại từ ĐSQ. ĐSQ không tiếp nhận và không trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác của công dân từ địa chỉ email này.

 * Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu không rõ thủ tục nào thì công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnembassy.jp.

   Email viết rõ đã xem thủ tục số bao nhiêu, không rõ nội dung nào của thủ tục đó. Đại sứ quán sẽ không hướng dẫn thêm ngoài nội dung đã hướng dẫn trên website.

THỦ TỤC SỐ 15

CHỨNG THỰC BẢN SAO

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Bản gốc giấy tờ và 02 bản sao.

3/ Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

THỦ TỤC SỐ 16

CHỨNG NHẬN HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

 - Hồ sơ gồm:

 1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

 2/ Hợp đồng ủy quyền (tham khảo mẫu tại đây): in ra ít nhất là 03 bản (01 bản lưu tại Đại sứ quán, 01 bản lưu tại Văn phòng công chứng ở Việt Nam, 01 bản để công dân sử dụng); chuẩn bị file dữ liệu Hợp đồng ủy quyền nếu được yêu cầu chỉnh sửa; địa chỉ tại Nhật Bản ghi theo đúng tên phiên âm Romaji trên website của Shiyaku-so nơi cư trú; công dân hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung Hợp đồng ủy quyền và mọi chi phí phát sinh do việc cung cấp thông tin sai;

 3/ Copy Hộ chiếu/CMND của người ủy quyền và của người được ủy quyền: ít nhất là 03 bản sao;

 4/ Copy Giấy tờ về nhà đất (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng mua chung cư...): ít nhất là 03 bản copy.

 * Để đảm bảo Hợp đồng ủy quyền được chính xác, đúng quy định, công dân lập hợp đồng theo mẫu, tham khảo Văn phòng công chứng tại Việt Nam trước khi làm thủ tục tại Đại sứ quán;

 * Trường hợp công dân ở xa không thể đến làm thủ tục trực tiếp tại Đại sứ quán, cần chuẩn bị kỹ hồ sơ như dưới đây, gọi điện thoại vào điện thoại của ĐSQ (03-3466-3311 hoặc 080-3609-5011) để được hướng dẫn thực hiện:

 (1) Lập Hợp đồng ủy quyền sau khi đã tham khảo Văn phòng công chứng tại Việt Nam: In ra số lượng cần sử dụng, ít nhất là 03 bộ (01 bộ để sử dụng, 01 bộ để lưu tại Đại sứ quán, 01 bộ lưu tại Văn phòng công chứng)

 (2) Ký và ghi rõ họ tên lên tất cả các bộ Hợp đồng công chứng và ký vào phía dưới của tất cả các trang có trong Hợp đồng công chứng

 (3) Ký vào trang 3 của Hộ chiếu của mình, copy trang 3 của Hộ chiếu có chữ ký và kẹp cùng trong các bộ Hợp đồng ủy quyền: chữ ký trong Hộ chiếu và chữ ký trong Hợp đồng ủy quyền phải trùng khớp

 5/ Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng Letterpack. Tiền phí xử lý hồ sơ nên để cùng trong hồ sơ Letterpack để tránh thất lạc.

Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc. Đại sứ quán sẽ gửi trả lại hồ sơ bằng bì thư này. Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

* Trường hợp hồ sơ thiếu, Đại sứ quán liên hệ yêu cầu bổ sung giấy tờ nào thì công dân scan giấy tờ bị thiếu, gửi vào địa chỉ email sau đây, phần tiêu đề "subject" của email ghi rõ mã số hồ sơ mà ĐSQ cung cấp: "thutuclanhsu@vnembassy.jp". Địa chỉ email này chỉ để liên hệ khi hồ sơ thiếu cần bổ sung sau khi nhận được điện thoại từ ĐSQ. ĐSQ không tiếp nhận và không trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác của công dân từ địa chỉ email này.

 * Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu không rõ thủ tục nào thì công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnembassy.jp.

   Email viết rõ đã xem thủ tục số bao nhiêu, không rõ nội dung nào của thủ tục đó. Đại sứ quán sẽ không hướng dẫn thêm ngoài nội dung đã hướng dẫn trên website.


Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản

Vũ Hồng Nam

Liện hệ ĐSQ

- Địa chỉ: Tokyo, 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

- Điện thoại: (813) 3466-3311; 3466-3313; 3466-3314.

- Hotline Bộ phận Lao động (Dành cho thực tập sinh, người lao động): +81-70-1479-6888

- Hotline Bộ phận Giáo dục (Dành cho sinh viên, nghiên cứu sinh): +81-80-4675-1987

- Hotline Bảo hộ công dân Việt Nam trong trường hợp khẩn cấp: +81-80-3590-9136 và +81-80-3609-5011

- Fax: +8133466-3312

- Email:

vietnamembassy-japan@vnembassy.jp (Thông tin chung)

vnconsular@vnembassy.jp (Thủ tục lãnh sự)

Tổng số lượt truy cập5799546