THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG, GIẤY THÔNG HÀNH

 

1. MỘT SỐ LƯU Ý LIÊN QUAN ĐẾN CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG

- Tờ khai cấp đổi hộ chiếu phải do đương sự ký trực tiếp hoặc do cha, mẹ hoặc người giám hộ ký tên thay. Nếu Tờ khai do người giám hộ ký tên thì phải nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ có giá trị pháp lý xác định là người giám hộ của trẻ em đó. Nếu đề nghị cấp chung vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ thì khai chung vào tờ khai của cha hoặc mẹ và nộp 02 ảnh 3x4cm của trẻ em đó. 

- Ảnh chụp giống nhau cỡ 3,5 x 4,5 cm (phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), 01 ảnh dán vào tờ khai ảnh còn lại đính kèm cùng tờ khai, mặt sau của ảnh có ghi tên đương sự.

- Đối với trẻ em dưới 9 tuổi có thể được cấp riêng hộ chiếu hoặc cấp chung vào hộ chiếu Việt Nam của cha, mẹ đẻ hoặc cha, mẹ nuôi (sau đây gọi chung là cha hoặc mẹ); không cấp chung với hộ chiếu của người giám hộ; chỉ cấp hộ chiếu cho trẻ em đó khi xác định có quốc tịch Việt Nam. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu, ngoài tờ khai và ảnh theo quy định thì cần nộp thêm 01 bản sao giấy tờ hộ tịch có xuất trình bản chính để đối chiếu, trong đó xác định rõ quốc tịch Việt Nam của trẻ em đó; trường hợp giấy khai sinh không thể hiện rõ quốc tịch Việt Nam thì phải nộp kèm theo giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam của trẻ em này; trong trường hợp trẻ em là con nuôi thì nộp thêm một bản sao hoặc bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi.

- Theo Thông tư liên tịch 08/2013/TTLT-BCA-BNG về cấp hộ chiếu cho công dân Việt Nam tại Nước ngoài ngày 20/08/2013: Người đề nghị cấp hộ chiếu phải trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện và có thể đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện và trả cước phí tương ứng hoặc ủy quyền cho người khác nhận hộ. Để tạo điều kiện cho những trường hợp đặc biệt không thể trực tiếp đến ĐSQ nộp hồ sơ được, người yêu cầu cần có đơn đề nghị nêu lý do cụ thể. Căn cứ vào đơn đề nghị, ĐSQ sẽ xem xét và có thể chấp nhận việc nhận hồ sơ gửi tới bằng bưu điện cho từng trường hợp cụ thể.

- Lệ phí cấp đổi hộ chiếu do hết hạn, cấp mới theo quy định của bộ tài chính: 8.400 yên/1 hộ chiếu (nếu lấy ngay trong ngày: 12.600 yên/1 hộ chiếu).

- Trường hợp nhận trả kết quả bằng bưu điện, công dân phải chẩn bị sẵn 01 bì thư có ghi rõ địa chỉ của người nhận (nên dùng form người nhận trả tiền của hãng ヤマト運輸の着払伝表 như mẫu dưới đây & phiếu đề nghị trả kết quả sớm sẽ nhận được kết quả nhanh nhất). Trường hợp công dân không tự chuẩn bị sẵn bì thư, không ghi sẵn địa chỉ, ĐSQ sẽ thu phí xử lý hồ sơ gửi qua đường bưu phẩm đảm bảo  (1.200 yên/hồ sơ khu vực Kanto, ngoài khu vực này 1.500 yên/hồ sơ). 

- Theo quy định, khu vực lãnh sự của ĐSQ chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại các tỉnh Nhật Bản như sau: Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Kyoto, Hyogo, Shiga, Nara, Wakayama; Mie; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi (các tỉnh còn lại do TLSQ Việt Nam tại Sakai và Fukuoka đảm nhiệm).

2. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CẤP LẠI HỘ CHIẾU BỊ MẤT, HỎNG/GIẤY THÔNG HÀNH

Hồ sơ gồm:

 - 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu quy định (mẫu kèm theo pdf).

 - Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

 - 02 ảnh giống nhau cỡ 3,5 x 4,5 cm (phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu).

 - Giấy chứng nhận của cảnh sát về việc báo mất hộ chiếu.

 - Bản sao hoặc bản chụp (nếu là bản chụp thì cần xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu) một trong giấy tờ dùng làm căn cứ để cấp hộ chiếu sau đây: Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam (loại có ảnh) theo quy định của pháp luật Việt Nam về quốc tịch ban hành qua các thời kỳ như (Giấy CMND còn giá trị; Giấy xác nhận nhân sự do Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an cấp; Bản chụp copy hộ chiếu bị mất; Giấy khai sinh… ). Các giấy tờ trên nếu đã hết giá trị hoặc không có ảnh thì chỉ dùng tham khảo; Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng hoặc hộ chiếu còn thời hạn thì nộp hộ chiếu đó; Trường hợp không có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam như nêu ở đây cần nộp thêm 01 Sơ yếu lý lịch.

 - Xuất trình giấy tờ chứng minh đang cư trú tại Nhật Bản: ID card, phiếu cư dân; Ngoài ra, nếu là Sinh viên ngoài thẻ sinh viên cần nộp xác nhận của trường còn đang học; Nếu là tu nghiệp sinh cần có xác nhận của Nghiệp đoàn còn đang làm việc tại Nghiệp đoàn.

 - Trong trường hợp hộ chiếu cũ bị mất của cha/mẹ có tên và hình của trẻ em đi chung hộ chiếu, thì cha mẹ phải ghi rõ trong đơn trình báo riêng cho con. Hồ sơ nộp kèm Bản sao Giấy khai sinh do phía Việt Nam cấp ghi rõ có quốc tịch Việt Nam đối với trẻ em dưới 14 tuổi có nhu cầu cấp lại hộ chiếu. Hộ chiếu cấp chung/riêng cho trẻ dưới 14 tuổi sẽ chỉ có giá trị dài nhất là 5 năm, hoặc có giá trị đến thời điểm trẻ đủ 14 tuổi. 

 - Thời gian trả kết quả theo quy định. 

 - Lệ phí 18000 Yên; Nếu hồ sơ phải xác minh, cần nộp thêm phí xác minh giấy tờ, tài liệu; Nếu lấy kết quả trong ngày, phải trả thêm phí 24h.

Lưu ý: 

  + Cấp hộ chiếu bị mất hay hư hỏng không còn khả năng nhận dạng được, hộ chiếu cấp lần đầu, đương sự phải nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Đại Sứ quán.

  + Khi hồ sơ chưa hợp lệ, ĐSQ phải làm thủ tục xác minh và chỉ cấp hộ chiếu mới sau khi có trả lời đồng ý của cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam. Để có kết quả sớm, thân nhân của đương đơn ở Việt Nam có thể nộp Tờ khai đề nghị xác nhận nhân sự theo mẫu quy định tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an và yêu cầu Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an thông báo cho ĐSQ để cấp hộ chiếu mới/giấy thông hành.

  + Đối với các trường hợp ra nước ngoài có thời hạn để công tác, học tập, du lịch hoặc giải quyết việc riêng khác mà hộ chiếu bị mất hoặc hết hạn; không được nước ngoài cho cư trú (cư trú bất hợp pháp), bị buộc xuất cảnh hoặc tự nguyện xin về nước nhưng không có hộ chiếu còn giá trị thì sẽ cấp giấy thông hành./.    

3. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU

(Hộ chiếu hết thời hạn sử dụng; tách trẻ em trong hộ chiếu của cha, mẹ; hộ chiếu hết trang…)

Hồ sơ gồm:

 - Tờ khai theo mẫu quy định (mẫu kèm theo pdf)

 - Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

 - 02 ảnh giống nhau cỡ 3,5 x 4,5 cm (phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu).

 - Xuất trình bản chính hộ chiếu đã được cấp và nộp kèm 01 bản copy trang 2, 3, 4 của hộ chiếu.

 - Xuất trình giấy tờ chứng minh đang cư trú tại Nhật Bản: ID card, phiếu cư dân; Ngoài ra nếu là Sinh viên ngoài thẻ sinh viên cần có xác nhận của trường còn đang học; Nếu là tu nghiệp sinh cần có xác nhận của Nghiệp đoàn còn đang làm việc tại Nghiệp đoàn.

 - Sau khi cấp hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ sẽ đóng dấu hết giá trị, cắt góc và trả lại cho đương sự.

4. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC BỔ SUNG, ĐÍNH CHÍNH HỘ CHIẾU

(Điều chỉnh ngày tháng năm sinh, giới tính… hoặc bổ sung trẻ em dưới 9 tuổi vào hộ chiếu của bố mẹ)

Hồ sơ gồm:

 - Tờ khai theo mẫu quy định (mẫu kèm theo pdf). Người đề nghị cần điền đầy đủ các nội dung trong tờ khai và ký trực tiếp.

 - 01 ảnh cỡ 3,5 x 4,5 cm, chụp trên nền mầu trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 6 tháng dán vào Tờ khai. 

 - Giấy tờ có giá trị pháp lý chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết (Giấy khai sinh, CMND nếu có sự sai lệch về ngày tháng năm sinh, Quyết định của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam về việc thay đổi họ tên, giới tính …). 

 - Xuất trình bản chính hộ chiếu đã được cấp và nộp kèm 01 bản copy trang 2, 3, 4 của hộ chiếu.

 - Xuất trình giấy tờ chứng minh đang cư trú tại Nhật Bản: ID card, phiếu cư dân; Ngoài ra nếu là Sinh viên ngoài thẻ sinh viên cần có xác nhận của trường còn đang học; Nếu là tu nghiệp sinh cần có xác nhận của Nghiệp đoàn còn đang làm việc tại Nghiệp đoàn.

5. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CẤP HỘ CHIẾU LẦN ĐẦU 

Hồ sơ gồm:

 - 01 Tờ khai theo mẫu quy định (mẫu kèm theo pdf)

 - Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

 - 01 Sơ yếu lý lịch theo mẫu quy định (mẫu kèm theo pdf), trẻ em cấp hộ chiếu lần đầu không cần phải khai mẫu Sơ yếu lý lịch này.

 - 03 ảnh giống nhau cỡ 3,5 x 4,5 cm (phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu).

 - Bản sao hoặc bản chụp (nếu là bản chụp thì cần xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu) một trong giấy tờ dùng làm căn cứ để cấp hộ chiếu sau đây: Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam (loại có ảnh) theo quy định của pháp luật Việt Nam về quốc tịch ban hành qua các thời kỳ như (Giấy CMND còn giá trị; Giấy xác nhận nhân sự do Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an cấp; Giấy khai sinh; Trích lục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh… ). Các giấy tờ trên nếu đã hết giá trị hoặc không có ảnh thì chỉ dùng tham khảo.

 - Xuất trình giấy tờ chứng minh người đề nghị cấp hộ chiếu đang cư trú tại nước sở tại (phiếu cư dân, giấy tờ hộ tịch...).

 - Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Đại Sứ quán.

6. ĐỊA CHỈ LIÊN HỆ ĐẠI SỨ QUÁN

 - Địa chỉ: ₸151-0062  東京都渋谷区元代々木町50-11、ベトナム大使館、領事部/Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu. 

 - Giờ tiếp nhận hồ sơ tại Đại sứ quán: từ 9h30 đến 12h, chiều từ 14h đến 17h các buổi từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần trừ ngày lễ.

 - Giải đáp, tra cứu kết quả: điện thoại số 03-3466-3311 hoặc viết thư cho Phòng lãnh sự ĐSQ theo địa chỉ:  vnconsular@vnembassy.jp   ; Fax: 03-3466-3312

 - Địa chỉ ga tầu gần nhất tới Đại sứ quán: 小田急線の 代々木八幡駅/Odakyū-sen, Yoyogi-Hachiman-eki. Ra cửa phía nam của ga, rẽ phải, đi theo đường山手通り/Yamate-dōri về hướng bắc, qua ngã tư 代々木八幡前/Yoyogihachiman Mae khoảng 50m quẹo trái, đi thẳng 100 m sẽ tới ĐSQ (xem bản đồ hướng dẫn).

 

Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản

Nguyễn Quốc Cường

Liện hệ ĐSQ

Địa chỉ: Tokyo, 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

Lãnh sự (chỉ dùng trong trường hợp khẩn cấp bảo hộ công dân Việt Nam):

- Di động: +8180-3590-9136 (24/24)

- Fax: +8133466-3312

vietnamembassy-japan@vnembassy.jp (thông tin chung)

vnconsular@vnembassy.jp (thủ tục lãnh sự)

Tổng số lượt truy cập1024076